Operational Excellence Manager

Als Operational Excellence Manager arbeitest du eng mit dem COO zusammen und sorgst dafür, dass operative Prozesse, strategische Initiativen und bereichsübergreifende Projekte klar strukturiert und konsequent umgesetzt werden. Du analysierst Abläufe, identifizierst Engpässe, entwickelst skalierbare Standards und bringst zentrale Projekte aktiv voran. Damit schaffst du Transparenz, Fokus und Umsetzungsgeschwindigkeit in einer wachsenden Organisation.

Im Detail bedeutet das:

• Du bist verantwortlich für die Identifikation von Prozesslücken, Ineffizienzen und Engpässen sowie Ableitung konkreter Verbesserungsmaßnahmen und Einsatzmöglichkeiten von Agenten (AI). 
• Du übernimmst Design und Dokumentation klarer Soll-Prozesse, Verantwortlichkeiten, Übergaben und Standards.
• Das Aufsetzen und Steuern von Projektplänen inklusive Zielbild, Scope, Meilensteinen, Timelines, Risiken und Entscheidungsbedarfen gehören zu deinem täglichen Doing.
• Du übernimmst die Moderation von Abstimmungen zwischen Fachbereichen und hältst Maßnahmen, Entscheidungen und offene Punkte nach.
• Du kümmerst dich um die Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Management-Updates und die strukturierte Kommunikation für COO und relevante Stakeholder.
• Du unterstützt beim Aufbau eines skalierbaren Operating Systems für die nächste Wachstumsphase des Unternehmens.
• Du hilfst bei der Einführung geeigneter Tools, Templates, Dashboards, Routinen und Agenten (AI) zur Verbesserung von Transparenz und Umsetzungsgeschwindigkeit.

• Du hast Erfahrung in Operations, Operational Excellence, Consulting, Projektmanagement, Prozessmanagement oder einer vergleichbaren Rolle in einem dynamischen Umfeld.
• Du bringst ein sehr gutes Verständnis für skalierende Organisationen, operative Abläufe, Schnittstellenmanagement und KPI-basierte Steuerung mit.
• Deine starke analytischen und strukturierenden Fähigkeiten zeichnen dich aus; Du verfügst über die Fähigkeit, komplexe Themen schnell in klare Entscheidungs- und Umsetzungslogik zu übersetzen.
• Du verfügst über eine ausgeprägte Projektmanagement-Kompetenz inklusive Roadmaps, Meilensteinen, Risikomanagement und Stakeholder-Kommunikation.
• Du hast eine hohe Umsetzungsstärke, Verbindlichkeit und Ownership; Außerdem hast du Freude daran, Dinge sichtbar voranzubringen.
• Du überzeugst durch eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit und dein souveränes Arbeiten mit COO, Leadership Team und operativen Teams.
• Der sichere Umgang mit gängigen Tools für Projektmanagement, Dokumentation, Datenanalyse und Reporting, z. B. Asana, Notion, Jira, Google Workspace, Excel/Sheets oder BI-Tools sind für dich selbstverständlich. Zudem konntest du bereits Erfahrungen in der Nutzung von Agenten (AI) im Unternehmen sammeln. 

Deine Persönlichkeit zeichnet sich ​zudem durch folgende Punkte aus:

• Du bist pragmatisch, lösungsorientiert und hands-on.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und detailgenau, ohne das große Ganze aus dem Blick zu verlieren.
• Du bist kommunikativ stark und in der Lage, auch ohne formale Autorität Wirkung zu erzielen.
• Du gehst komfortabel mit hoher Dynamik, wechselnden Prioritäten und unklaren Ausgangslagen um.
• Du bist motiviert, eine Scale-up-Organisation durch bessere Prozesse, klarere Projekte und fokussierte Umsetzung messbar stärker zu machen.